Дальневосточники призвали личные гаджеты на службу бизнесу

Планшеты и смартфоны, мобильные телефоны и прочие модные гаджеты прочно вошли в нашу жизнь - с их помощью мы общаемся не только с родственниками и друзьями, но и с клиентами и партнерами. Помогают ли они оптимизировать и ускорить выполнение бизнес-задач или отвлекают от должностных обязанностей? Не получится ли так, что, имея в личном планшете всю базу данных компании, сотрудник однажды покинет ее, нанеся серьезный ущерб своему работодателю? А клиенты компании, имеющие в своей записной книжке лишь контакт менеджера по продажам, уйдут из компании вслед за ним? На эти вопросы отвечают эксперты «ДК».

«С одной стороны, многие собственники и руководители компаний не видят большой проблемы в использовании сотрудниками личных гаджетов, - говорит президент бизнес-клуба «Свежий ветер», бизнес-консультант по построению организации Ирина ВЫСОЦКАЯ. - Однако когда они начинают ближе знакомиться с вопросом, то оказывается, что во многих компаниях через личные устройства сотрудники имеют доступ к базам данных, а это значит, что, уходя из компании, вполне могут захватить ее с собой или просто-напросто удалить. И владельцы компаний в этом случае ничем не защищены».

Тенденция использования личных гаджетов в работе стала актуальна в России не так давно, в мире же, по словам директора компании HeadHunter во Владивостоке Ксении НЕСТЕРЕНКО, на этот счет уже есть определенные тенденции. Например, в Азии к этому относятся более чем положительно - таким образом работодатели обеспечивают гибкость и продуктивность производственных процессов. В Европе эта тенденция тоже крепнет, однако в связи с более четким разграничением таких понятий, как «работа» и «дом», руководители компаний на использовании личных мобильных устройств в работе не настаивают.

«В России компания HeadHunter опросила более 5 000 компаний - представителей малого и среднего бизнеса (крупный бизнесдевайсы сотрудникам в основном предоставляет). И оказалось, что 89% опрошенных сказали, что они «за» использование гаджетов. Примерно 73% разрешают своим сотрудникам их использовать и еще 23% планируют разрешить, - рассказывает эксперт. - Есть, конечно, и те работодатели, которые не торопятся разрешать использование личных мобильных устройств. Их основные опасения связаны с негативным влиянием гаджетов на управляемость бизнеса. Не разрешают использование личных устройств банки, государственные структуры - их можно приносить на работу, но они все регистрируются службой безопасности, а для работы на них устанавливается специальное программное обеспечение».

Кроме безопасности, руководители бизнеса обращают внимание и на такой факт, как снижение продуктивности сотрудника. Если гаджет не настроен на работу, если у компании нет программного обеспечения, которое позволит войти с личного устройства в рабочую систему, то зачем тогда такой гаджет нужен на рабочем месте? Только для использования в нерабочих целях. Чтобы избежать этого, многие компании предоставляют необходимое для работы оборудование в пользование сотрудникам. «Мы в работе используем очень много современной техники: планшеты, телефоны, диктофоны, - говорит Лариса ЛОВУШКИНА, генеральный директор маркетинговой компании IMC, президент Ассоциации бизнес-консультантов Дальнего Востока, - но абсолютно все мы выдаем своим сотрудникам для работы на проекте. После окончания проекта все оборудование сдается в компанию. Им нет необходимости использовать личные гаджеты, потому что все необходимое для работы они получают».

Есть у компаний и негативный опыт использования личных мобильных устройств. В одной компании неконтролируемое использование гаджета обернулось более чем крупной переплатой за трафик, в другой - сотрудник ушел из компании с собственным ноутбуком, в котором была вся клиентская база данных, даже не написав заявление об увольнении.

Для того чтобы избежать подобных неприятных ситуаций, Никита ЕЛКИН, директор компании «Организация бизнеса ХХI», советует не запрещать, а четко регламентировать в компании процесс использования гаджетов.

«На дворе XXI век, и, хотим мы этого или нет, нужно осваивать новые технологии, - говорит эксперт. - То есть запретить использование гаджетов - это не выход, сотрудники ведь все равно их используют. Ну а раз мы не можем изменить ситуацию, нам нужно ее возглавить. Ведь гаджеты - это суперсовременный инструмент для передачи информации. И задача руководителя - стандартизировать эту работу, тогда многих рисков, о которых мы сказали, можно будет избежать. Работая на различных проектах, мы видим, что грамотная работа с личными гаджетами сотрудников позволяет действительно ускорить рабочий процесс, сделать его более гибким. Например, в одной компании, которая занимается обеспечением стройки, менеджеров по продажам обязали присылать со своих мобильных телефонов фотографии того объекта, на котором они сейчас находятся. В строительной компании мне понравился опыт отчета мастеров о выходе работников на объект - каждое утро он присылает оперативному дежурному фото всех строителей, вышедших на работу. Планшеты и смартфоны хорошо помогают в работе торговых представителей - адаптировав программное обеспечение личных устройств под то, что есть в компании, можно оперативно получать от менеджера заявки, а также в режиме реального времени видеть ситуацию на магазинной полке. На мой взгляд, этим нужно заниматься. Ну а чтобы избежать случаев потери информации о ключевых клиентах вместе с уходом сотрудника, нужно обязательно дублировать ключевую информацию на бумажных носителях или с помощью «облачных» технологий».

Защитить собственную компанию владельцы бизнеса могут не только при помощи суперсовременных облачных сервисов. Многие проблемы с защитой информации позволит решить стандартное соглашение о защите коммерческой информации, которое сотрудник подписывает, устраиваясь на работу.

«Вопрос сохранения данных о компании является актуальным для многих владельцев бизнеса, поскольку годами наработанные сведения о работе предприятия (в том числе о контрагентах, клиентах, эксклюзивных технологиях и т. п.) зачастую оказываются в руках недобросовестных сотрудников, использующих данную информацию вопреки интересам предприятия. Причем утечка такой информации может произойти независимо от того, используются в работе личные гаджеты сотрудника либо таковые предоставлены предприятием, - говорит Татьяна СТРОГАНОВА, юрист адвокатского бюро «Высоцкий, Шейнин и партнеры». - Закон предусматривает ответственность за разглашение охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей. Между тем, как показывает судебная практика, большинство работодателей, выявив подобные нарушения, все же лишены возможности предпринять законные санкции в отношении виновного работника».

И таких примеров Татьяна Строганова приводит множество. Гражданка Ю. работала в Обществе с ограниченной ответственностью в должности менеджера, в ее обязанности входили принятие и обработка заказов от покупателей. В период своей работы, имея доступ к компьютеру, подключенному по сети «Интернет» к центру заказов, принадлежащему обществу, скопировала персональные данные более 100 клиентов и использовала сведения, составляющие коммерческую тайну, в результате чего компания понесла убытки в виде потери контрагентов, что послужило основанием для обращения в суд о взыскании с гр-ки Ю. упущенной выгоды. Суд в удовлетворении требований отказал, сославшись на тот факт, что Обществом не доказано введение режима коммерческой тайны в отношении своей клиентской базы, а также нет в наличии предупреждения Ю. о конфиденциальности имеющейся информации.

Не менее поучителен и другой пример: гражданин занимал должность руководителя отдела по работе с клиентами в ООО «А». Между указанными лицами было подписано обязательство сохранения секретности в отношении информации о клиентах Общества, а также информации о системах, методах, бизнес-планах, рыночных стратегиях или любой другой конфиденциальной информации как о клиентах, так о партнерах клиентов Общества. После увольнения из ООО «А» гр-н Г. начал проводить переговоры с клиентами и партнерами ООО «А», во время которых использовал ранее полученную конфиденциальную информацию Общества, с целью привлечения клиентов в другую фирму. Общество обратилось в суд с требованием о взыскании с Г. убытков, причиненных разглашением конфиденциальной информации. Суд в удовлетворении требований отказал, указав на то, что подписанные между Г. и ООО «А» обязательства о сохранении конфиденциальности не содержат обязанности Г. не разглашать такую информацию после увольнения из Общества.

Все опрошенные «ДК» эксперты сходятся во мнении: проблему сохранения конфиденциальной информации необходимо решать комплексно. Юридически - через надлежащее документальное оформление, технически - через распределение и контроль доступа сотрудников к информации, контроль входящих и исходящих потоков информации, ограничение доступа к определенным интернет-сайтам, социальным сетям, ограничение объема исходящих писем.

Однако большинство экспертов соглашаются с тем, что ни юридически, ни технически невозможно на 100% защититься от недобросовестных сотрудников, которые могут банально сфотографировать на мобильный телефон конфиденциальную информацию либо «вынести» ее за пределы компании иным способом. В этой связи эксперты советуют больше внимания уделять подбору персонала, учитывать личные качества работников, предыдущий опыт работы и взаимоотношений с работодателем, совершенствовать кадровую политику предприятия, вырабатывать лояльность работников.

Елена АРДАЛЬЯНОВА, "Дальневосточный капитал".