Бизнес избавляется от бумажной рутины

Для того чтобы такой способ работы с документаций стал возможным, компании могут использовать систему Диадок (разработчиком ее является СКБ Контур). Электронные документы, переданные через Диадок, имеют юридическую силу, то есть абсолютно равносильны привычным бумажным документам с синей печатью и подписью. О преимуществах такого решения и экономической выгоде для предприятий при «оцифровке» бумажных процессов «ДК» побеседовал с Александром ДЕРКАЧЕВЫМ, менеджером проекта «Диадок» на Дальнем Востоке.

– Зачем предприятиям переходить на электронные документы?

– Бизнес хочет быть быстрее и эффективнее. Стремится повышать рентабельность, оптимизировать затраты. Сейчас для решения всех этих задач есть простой метод – перевод внешнего документооборота с партнерами по бизнесу (клиентами, поставщиками) в электронный вид. Любая деятельность в России сопровождается бумагами. Мы их в бессчетном количестве шлем другу – почтой или с курьером, в соседний офис или в другой конец страны.

– А наше законодательство позволяет использовать счета-фактуры и другие документы в электронном виде?

– Да, договоры, акты, накладные, счета-фактуры, – все эти документы компании могут передавать друг другу через Интернет с использованием соответствующих технологий. Исключения составляли только счета-фактуры, для которых законом оговаривался строго «бумажный» вид. Сейчас это препятствие устранено – практически вся нормативно-правовая база для использования счетов-фактур в электронном виде утверждена. То есть компании могут обмениваться документами через Интернет как между собой, так и потом предоставлять их в электронном виде в налоговую.

Через нашу систему обмена электронными документами Диадок компании уже сейчас это делают. На данный момент ежемесячный трафик электронных документов в Диадоке – 800 000. Все они передаются мгновенно по защищенным каналам связи и подписываются электронной цифровой подписью.

Несколько пилотных проектов по внедрению Диадока запущено в крупнейших отраслеобразующих предприятиях – Metro Cash&Carry, Мегафон, Русал, Nestle, Ростелеком и др.

– Расскажите, пожалуйста, об алгоритме работы с Диадок?

– Как вы понимаете, документы формируют и подписывают в электронном виде, а затем по телекоммуникационным сетям направляют контрагенту. Партнер по бизнесу также просматривает счета-фактуры в компьютере, в свою очередь подписывает и пересылает своему визави. Программа настроена на тройное резервирование документа, поэтому потерять его не возможно. Наряду с этим, существует специальный интеграционный модуль по взаимодействию с любыми корпоративными учетными системами клиентов, в том числе и с 1С. Замечу, что разветвленная сеть представительств СКБ Контур (их более 600 по России) позволяет компании самой подключиться в любом городе и подключить всех своих контрагентов, даже если они территориально разбросаны по всей стране.

– Преимущества ясны: мгновенная скорость передачи, безопасность. Но все ли компании смогут себе это позволить, не потребуется ли значительные инвестиции?

– На самом деле наши клиенты как раз принимают решение об использовании электронных документов во внешнем документообороте именно с целью сократить текущие издержки.

В среднем пакет бумажных документов обходится компаниям в 80-120, а то и в 150 рублей – печать, расходные материалы, услуги почты и курьера при доставке контрагенту, а также ведение архива. В системе электронного документооборота стоимость одного документа составляет в среднем – 10 рублей. Кроме сокращения издержек, ЭД исключает все риски, связанные с потерей документов, медленной доставкой, переоформлением или некорректным заполнением бумаг.

– Какие основные технические требования подключения к системе Диадок?

– Довольно простые. Конечно же, выход в сеть Интернет. Кроме того, предприятие или организация, решившие воспользоваться услугами системы Диадок, должны иметь комплект программного обеспечения для работы с электронной подписью.

Сегодня мы предлагаем дальневосточным предприятиям запустить совместные пилотные проекты с Диадок. Все мероприятия по интеграции с корпоративной системой организации, а также собственно обмен документами через Диадок в течение 3-6 месяцев предоставляется на бесплатной основе. Надеемся, что Диадок позволит дальневосточному бизнесу повысить эффективность и, как следствие, конкурентоспособность.