Автоматизация управления предприятием: эволюция или революция?

К счастью, таких в последнее время все меньше. Растет профессиональный уровень ИТ-специалистов, которые именно в силу своего профессионализма не берутся за эту изначально безнадежную задачу. Растет и управленческая компетенция менеджеров, понимающих, что летать на собранном в гараже самолете - занятие интересное, но опасное и неэффективное. Но многие российские компании по-прежнему пытаются внедрить "готовую систему" без фазы проектирования или оптимизации системы управления. При этом её чаще всего приспосабливают к имеющимся, далеко неоптимальным, бизнес-процессам компании.

Сегодня на предприятиях Дальнего Востока отдельные функциональные области (бухгалтерский, налоговый, оперативный, производственный учет) в основном автоматизированы. Может быть, этого и достаточно? Смотря для кого. Линейный менеджер или менеджер среднего звена может быть вполне удовлетворен такой ситуацией - его участок автоматизирован и дает информацию для принятия решений. Но для топ-менеджмента и собственников этого недостаточно. Без единой комплексной системы контролинга они не могут видеть картины по предприятию в целом. Или видят ее с большим опозданием по времени, когда уже не идет речь об оперативности управления. Это напоминает управление автомобилем с ориентацией по зеркалу заднего вида.

В целом для топ-менеджмента проблемы такой лоскутной автоматизации следующие:

- информация неоперативная и недостоверная, противоречивая, зачастую из разных подсистем, т.к. различные подразделения пользуются разными данными;

- информации много, но она неструктурирована;

- высокая трудоемкость проведения финансово-экономического и управленческого анализа; v- нет критериев и сигналов для оценки получаемых данных.

Итак, мы подошли к формулировке массовой для российского бизнеса проблемы: с одной стороны, в автоматизацию уже вложены значительные ресурсы (деньги и время), с другой - топ-менеджмент системой автоматизации неудовлетворен, поскольку она не дает достаточной информации для принятия оперативных и стратегических решений.

Самое простое и очевидное решение - внедрить одну большую и "умную" систему класса ЕRР. Этакая революция в автоматизации. Однако этот сценарий при ближайшем рассмотрении сопровождается большими рисками. Существует еще один вариант - внедрение некоторой консолидирующей системы, которая будет интегрировать все имеющиеся системы учета и предоставлять необходимую информацию для топ-менеджмента. Этот вариант более похож на эволюцию.

Итак, как будет выглядеть эволюционный проект? Первое, что нужно сделать, это сформировать команду сотрудников компании и провести ее обучение: как минимум управлению финансами, затратами, бюджетированию, а в идеале еще и стратегическому и процессному управлению. Затем необходимо спроектировать систему управления. В минимальном варианте - систему управленческого учета и бюджетного управления. Это важный этап, который нельзя пропускать. Необходимо разработать положения, регламентирующие процессы планирования, управленческого учета, финансово-экономического анализа, бюджетного управления.

Затем идет этап выбора, приобретения, установки и обучения ПО. Потом мы настраиваем модель управленческого учета и бюджетирования в продукте, принимая в качестве исходной информации разработанные ранее положения. Как только система будет готова как система планирования и анализа, необходимо выполнить последний - "консолидирующий" этап по получению фактической информации из всего разнообразия учетных систем. При этом происходит вытеснение Ехсеl как системы учета и планирования.

При этапе консолидации данных необходимо прописать регламент обмена данными и настроить механизмы трансляции, которые будут агрегировать информацию и дополнять ее недостающими аналитиками. Для того чтобы минимизировать количество схем трансляции, желательно провести стандартизацию ведения бухгалтерского учета как на методологическом уровне, так и на техническом (единая конфигурация 1С). Такой проект может идти параллельно основному и, скорее всего, будет длиться значительно дольше (около года).

Таким образом, эволюция построения и автоматизация системы управления состоит из двух больших этапов:

1) постановка и автоматизация управленческого учета и бюджетирования;

2) стандартизация учета.

Эти этапы могут идти последовательно или параллельно. При последовательной реализации можно начинать и со 2-го этапа - стандартизации учета, но при этом есть риск, что после постановки управленческого учета и бюджетирования появятся дополнительные требования к учету и этот этап, пусть и в меньших масштабах, необходимо будет повторить.