На Сахалине создано Единое информационное пространство

Большая часть развитых государств уже давно перешла на интернет-общение со своими гражданами. В принципе, отечественные госучреждения тоже не против работы в электронном виде – и от очередей избавятся, и от лишней траты времени. Проблема в другом – для внедрения подобных услуг необходима полноценная система ведомственного документооборота, с возможностью обмена информацией между различными организациями и подключением всех подразделений, задействованных в процессе этого самого документооборота.

Сахалинская область – первый в Дальневосточном регионе субъект Российской Федерации, где уже реализован проект создания региональной системы электронного документооборота и делопроизводства (РСЭДД), включающий как органы исполнительной власти области, так и органы местного самоуправления.

Проект получился очень масштабным и по времени исполнения – плановое внедрение происходило в течение 2006-2009 годов, и по объему – в общей сложности в системе документооборота работает более полутора тысяч пользователей областной администрации, муниципальных образований и областной думы. Финансирование всего проекта СЭДД осуществлялось из областного бюджета в рамках целевой программы "Электронный Сахалин 2008-2010", без привлечения федеральных инвестиций.

Реализация проекта по внедрению системы документооборота осуществлялась силами компании "Байкалсистем" (г. Иркутск). Как рассказал ее руководитель Анатолий МОИСЕЕВ, весь процесс был изначально разделен на несколько этапов – для обеспечения непрерывности деятельности самой администрации не стали проводить никаких радикальных перемен.

– Документооборот – это основа управленческой деятельности, – подчеркнул Анатолий Моисеев. – Для того чтобы система полностью функционировала, необходимо, чтобы в ней работали сотрудники всех уровней – и непосредственные исполнители, и руководство. Понятно, что полторы тысячи пользователей за один день в систему документооборота не переведешь. При таких масштабах даже за один год это было сделать нереально. Поэтому мы изначально четко разграничили этапы внедрения СЭДД.

На первом этапе работ, в 2005-2006 годах, было автоматизировано делопроизводство, что сразу же обеспечило прозрачность учета и контроля документов. Вторым этапом работ, уже на следующий год, стало создание электронного хранилища данных, где содержатся абсолютно все документы, проекты, письма, в том числе и правовые акты. Сотрудники областной администрации очень быстро оценили нововведение – намного сократилось время на подготовку типовых писем, постановлений, на их поиск. Фактически сейчас ни один документ не сохраняется на локальном компьютере, и отсутствие кого-либо из служащих не порождает проблемы с доступом к необходимой информации, как это было раньше.

В 2008-2009 гг. помимо стандартного документооборота завершилось внедрение специально разработанной для Сахалинской областной думы системы прохождения законопроектов, которая позволила полностью автоматизировать процесс прохождения документа с момента его создания и до превращения в готовый закон.

В это же время программный комплекс был внедрен практически во всех муниципальных образованиях Сахалинской области была проведена настройка маршрутов прохождения внутренних и внешних документов внутри областной администрации. Очень показательный пример эффективности СЭДД – раньше, когда специалисты работали с бумажными версиями документов, время их прохождения из кабинета в кабинет занимало 2-3 дня. Сейчас в электронном виде документ попадает к адресату в считанные секунды.

Таким образом, в органах исполнительной власти Сахалинской области, созданы все условия, чтобы перевести документопотоки в форму электронного документооборота, обеспечить взаимодействие между исполнительными органами власти, Сахалинской областной думой, органами местного самоуправления, а также обеспечить готовность к переходу на электронное взаимодействие с федеральными органами власти, бизнесом и населением.

На сегодняшний день из-за несовершенства законодательства у нас не определен статус электронного документа. Из-за этого волей-неволей сохраняется бумажный документооборот. Единственное, на что остается надеяться, – наше правительство в ближайшее время восполнит этот пробел, тем более технологии позволяют – к примеру, электронная цифровая подпись.

– На Сахалине технологический прорыв сделан, – отметил Анатолий Моисеев. – Теперь перевод всех услуг в электронный вид – чисто технический вопрос, который не потребует больших трудозатрат и материальных вложений.