Проектное управление: мыслить и работать по-новому

Экономическое развитие региона требует изменения менталитета госслужащих и перехода от иерархической системы управления к командной, уверены в проектном офисе Приморского края.

В 2016 году Центральный проектный офис Приморского края был признан лучшим в России, и уже в этом году представители проектного департамента принимают участие в качестве асессоров всероссийского конкурса «Проектный Олимп».

- Сама по себе система проектного управления появилась не вчера, - рассказала директор департамента проектного управления Приморского края Кристина ШУВАЛОВА. - Управление проектами как отдельная область знаний зародилось в начале XX века, а активное развитие получило в послевоенные годы. В Советском Союзе проектные методы были распространены повсеместно, только назывались иначе - «Сетевое планирование и управление».

По словам эксперта, проектный менеджмент - естественная эволюция от системы управления «по поручениям» и «процессного» управления к системе управления проектами. Процессный формат полезен для выполнения повторяющихся задач, где эффективнее всего отладить процесс и каждый раз следовать алгоритму. Управление по поручениям подходит для решения конкретной проблемы или краткосрочной задачи. Однако два этих способа управления имеют низкую эффективность или совсем не работают, когда речь идет о масштабных комплексных проектах, например таких, как ТОРы.

- В таких случаях необходимы системный мониторинг, планирование, распределение зон ответственности, слаженная работа команды, часто состоящей из специалистов разных органов власти, - добавила Кристина Шувалова. - Никакими поручениями такого эффекта не достичь, нужны другие механизмы, которые как раз и имеет в своем арсенале проектное управление. Классический пример такого подхода связан с зимней Олимпиадой 2014 года в Сочи. Проведение Олимпиады стало возможным именно благодаря проектному управлению, одних поручений или процессов было бы недостаточно.

Суть проектного управления, по словам экспертов, в том, что работа из вертикального подчинения переводится в горизонтальную плоскость. Формируется команда из специалистов различных сфер, которые работают на четко обозначенную цель, детально планируется работа каждого участника команды.

- При этом ответственность полностью персонализирована, у каждой задачи есть тот, кто отвечает за результат. Проектное управление позволяет отследить влияние внешних факторов на проект, скорректировать действия, спрогнозировать возможные риски и подобрать стратегию по работе с ними, - акцентировала Шувалова.

Орудие проектного труда

Центральный проектный офис в Приморье, как и в других регионах России, - это центр всероссийской проектной «реформы». В Приморье штатная численность Проектного офиса невелика: в нем работает 13 человек, из которых ни один не является случайным. Все его сотрудники постоянно повышают квалификацию, имеют сертификаты соответствия российским стандартам в сфере проектного менеджмента «ПМ Стандарт», а пять сотрудников подтвердили свои знания на международном уровне, пройдя сертификацию IPMA.

- Первоочередными задачами любого проектного офиса являются формирование, внедрение и развитие методологии проектного управления и проектной культуры, - добавила Шувалова. - Наша миссия - научить госслужащего мыслить и работать по-новому. Реализуя модель развития проектных компетенций, мы на практике (в ходе проведения деловых игр) показываем сотрудникам из разных органов власти важность эффективных коммуникаций.

В основе методологии офиса лежит «Проектный кодекс» - положение об управлении проектами в органах исполнительной власти Приморского края. Также приняты регламенты и методические рекомендации в сфере управления проектами, запущена в работу государственная информационная система.

- Это все инструменты, орудия проектного труда, - отметила Шувалова. - Другая важная задача - показать госслужащему эффективность новых инструментов, сформировать лояльность и приверженность изменениям, замотивировать его на результат. Это помогает сделать принятая в сентябре прошлого года модель развития проектных компетенций.

По словам экспертов, сегодня не каждый госслужащий готов к новому формату работы. Так, есть «процессники», которым комфортно в текущих условиях и которые заточены на решение повторяющихся ординарных задач, но есть и новаторы с особым, «проектным» мышлением. Это - костяк госслужащих, способных к новой эффективной работе и достижению «историй успеха».

- Именно таких призвана найти наша модель путем оценки личностных и профессиональных компетенций, - комментирует Шувалова. - В основе модели - метод ассесмент-центра, который моделирует ключевые моменты деятельности сотрудников. По итогам формируется «проектный резерв» из числа тех, кто прошел два этапа оценки.

Еще одно направление работы - это сопровождение проектов и поддержка проектных команд, обучение работе в информационной системе, помощь в календарном планировании, управлении рисками, изменениями проектов и, самое главное, проведение независимого мониторинга и аналитики реализуемых проектов.

- Создание проектного офиса как отдельного органа власти для решения комплексных задач не только лучшая региональная практика, - говорит Кристина Шувалова, - но и свидетельство масштабности проводимой работы и потребности в независимой оценке деятельности органов власти при реализации проектов. Когда мы начинали, не все были на нашей стороне, особенно если дело касалось оценки рисков проекта, серьезной аналитики проблем, о которых стараются умалчивать. В проектном подходе это недопустимо.

Структура проектного офиса продиктована основными функциями: департамент состоит из двух отделов - отдела сопровождения, отдела аналитики и проектного управления. Как отметила руководитель Проектного офиса, отдел аналитики - это «мозг» департамента, который формирует методологию, организует оценку проектных компетенций, разрабатывает мотивацию, анализирует применение тех или иных проектных инструментов и, при необходимости, корректирует их. В свою очередь, отдел сопровождения - это «руки», обеспечивающие поддержку команд проектов от открытия проекта до его завершения. Сотрудники отдела не сидят на месте и вместе с командами проектов выезжают на объекты, участвуют в совещаниях, работают в «полях».

Показательный опыт

Проектный подход в управлении в Приморье опробирован на так называемых «пилотных» проектах в течение 2016 года. Самыми знаковыми стали создание инфраструктуры в ТОР «Надеждинская» и «Михайловский» - комплексные проекты с жесткими параметрами по срокам и бюджету, требующие эффективной коммуникации большого числа участников.

- Технологии проектного управления позволяют достигать целей, повышать эффективность взаимодействия участников проекта, реализовывать проекты в условиях ограниченных ресурсов, - отметила Шувалова. - Нам удалось объединить представителей федеральных и региональных органов власти, сетевых компаний и резидентов в единую команду. Руководителями проектов определили глав профильных департаментов Приморского края. Детальное календарное планирование позволило синхронизировать графики строительства всех объектов инфраструктуры и производственных объектов резидентов. Были сформированы и зоны персональной ответственности. Каждый участник команды четко понимает стоящие перед ним задачи, понимает, как их реализовать.

В целом по двум ТОР команды проектов спланировали более 300 мероприятий и контрольных точек для девяти объектов инфраструктуры.

- Проекты ТОР внесены в государственную информационную систему «Управление проектами в Приморском крае», еженедельно исполнители вносят статус-отчеты по своим реализуемым мероприятиям, каждый участник команды в режиме «онлайн» может отслеживать статус проекта, - рассказала Шувалова. - Это повышает как персональную, так и общую командную ответственность, позволяет прогнозировать ход работы, видеть допущенные отставания и принимать управленческие решения. Для губернатора Приморского края Владимира МИКЛУШЕВСКОГО разработана специальная «панель управления» с комплексной информацией по всем проектам.

Кстати, организацию работы по созданию инфраструктуры ТОР «Михайловский» высоко оценили профессионалы, на конкурсе «Проектный Олимп - 2016» проект занял третье место в номинации «Организация управления комплексным проектом».

Любой вызов - это новая возможность

Проблемы, сопряженные с внедрением проектного подхода, в Приморье, конечно, имеют место быть. Однако в Проектном офисе каждый вызов рассматривают как новую возможность. В 2017 году работа Центрального проектного офиса строится по двум направлениям.

«Во-первых, это обеспечение реализации приоритетных проектов (программ) по 11 основным направлениям стратегического развития РФ, определенным Советом по стратегическому развитию при Президенте России, - отметила Шувалова. - Сейчас это 23 проекта (программы), из них Приморье наиболее активно участвует в проектах «Комплексное развитие моногородов», «Чистая страна», «Комфортная городская среда», «Безопасные и качественные дороги», «Внедрение информационных технологий в здравоохранении», а также в проектах, открытых по направлению «Образование». Здесь наша цель - координация участников региональных команд проектов, методологическое сопровождение.

Второе направление развития нашей работы - масштабирование проектного управления на муниципальный уровень. Уже в июле организована серия трехдневных семинаров для представителей всех 34-х муниципальных образований края. Активно сотрудничаем с монопрофильными муниципальными образованиями в рамках приоритетного проекта комплексного развития моногородов. Есть позитивные изменения, и мы намерены придерживаться намеченного курса».

Любовь ХМЕЛЕВСКАЯ. Фото Игоря НОВИКОВА.

Журнал "Дальневосточный капитал", июль, 2017 год.